问提高工作效率的几种方法?
来源:学生作业帮 编辑:百度作业网作业帮 分类:综合作业 时间:2024/08/18 16:48:27
问提高工作效率的几种方法?
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1、确定方向,不走冤枉路
俗话说:"马壮车好不如方向对",这句话的典故来自春秋战国时期,有位夫子备了很多物品,欲前往南方楚国,便向路人问路,路人答:"此路非往楚国."夫子说:"我的马很壮,没关系."路人又再强调这不是去楚国的方向,夫子依然固执的说:"我的车很坚固."路人只好叹息的说:"这不是往楚国的方向啊!"方向错误,再怎么努力都枉然.
仔细想想做这项工作的重点是什么,希望藉此得到什么结果,这样做之后是不是真的能得到想要的结果,与你的主管及上下游流程的同事一同讨论,再决定整个方向及流程.
小箴言:光是忙碌是不够的.问题在于:我们到底在忙些什么?----美国自然主义作家亨利·大卫·梭罗(Henry David Thoreau)
2、做行事历及项目执行计划
事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事,你可以利用以下的工具:
·计算机软件,例如Outlook内有计划表、行程表和日历.
·日历或是商务日志.
·自行设计的简单表格.
以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事,这些是你今天的首要工作;然后再列出应该做的事,以及可以做但并不急于一时的事.然后评估各项工作所需的时间,再决定如何把时间分配到这些工作上.记住,应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做.一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事.每天要确认行程是否照计划进行.
小箴言:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让做计划的时间取代了执行的时间.----波士顿顾问公司副总裁史塔克(George Stalk)
3、运用系统思考,工作分门别类进行
养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手.我们必须先决定哪一个工作比较重要,必须优先去做;那些比较不重要,可以缓办.不考虑优先次序所产生的另一结果,常是一无所成,而且被拖延或耽搁的事情,等之后再提出时,往往已失去时效性.
·依工作的重要性决定完成工作的优先级.
·依工作的重要性决定投入工作的时间.
·同性质、同种类、类似性高的工作一次解决.
·不断地思考是否有更有效率的工作方法.
·避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡焉用牛刀.
小箴言:不要浪费时间做"垃圾"工作,去做那些会增加你生产力的工作.----心理学与行为专家罗贝塔·罗史(Roberta Roesch)
4、事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具,只会事倍功半,徒增出错的机会.事前即将一切所需都准备好,即取即用.
随时准备好"最新"的信息:"资料"的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的讯息,并随时将它做好整编、归类等的工作,以供我们随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断.
要有"工具库"的观念:随时将自己的知识、经验、技能等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间、提高效率,增加更多的成功机率.
寻找自己的"良师":在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师,藉由良师的经验、智能与人脉关系,可以提供各类的协助.
小箴言:当你在做小事情的时候,你必须想"大事情",以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进.----趋势专家艾文·托佛勒(Alvin Toffler)
5、不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就可能像老牛拖着重车,或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样,不仅充满了无力感,更会遭受时代无情的淘汰."苦干"是成功的充分或基本条件,但它并不能保证成功,今天我们还要聪明工作,只有不断学习才能提升工作效率及创新.
不断学习对工作能力的增进很重要,综观古今中外成功人士,或是观察卓越企业的主管,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么做,都能从中学习到新知与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题之道.
小箴言:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识、知识多少与能够开花结果成正比.----企管顾问与作家毕德士(Tom Peters)
6、创意使你轻松做事
有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立难安.时时评估创意带来的好成果,在过程中你会领悟到,利用创意来解决问题是一种快乐而有趣的事,培养创意绝对是企业人必备的技巧之一.
培养创造力的方法有以下几种:
开放心胸,经常注意周遭的环境,就像科学家一样善于观察四周的一举一动,就可发现很多新方法能解决老问题.
检视所有可能的方案,千万别因"不可能"、"幼稚"、"没人成功过"或是"从没听说过"而轻易放弃.
善用自己的第六感,保有敏锐的感觉,放松身心,运用你的灵感,突破思维的限制.
抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何,能否衍生出新的观点.
小箴言:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班.----管理专家马克·艾普勒(Mark Eppler)
7、适当的e化工具辅助
高科技能帮助你节省时间,不过先决条件是要选适合自己的,考量你希望它为你做什么?它对你有用吗?购买软件前你需先做研究,确定它的功能符合你的需求,要让e化工具确实帮你提升效率,请遵循以下步骤:
请教同时熟悉科技产品与你的工作内容的高手,了解你正考虑采用的工具有哪些利弊,是否能节省时间、提升生产力,增加你的工作优势.
列一张采购评量表,跟卖场的销售人员再讨论一次.
花点时间练习该工具的基本技巧,这时候所花的时间,将来都会加倍带来利益.
一般会使用的e化工具,包括计算机及各式管理软件、备份系统、电子邮件、网际网络(包含线上服务、全球信息网、新闻布告栏等)、个人数字助理(PDA)、行动电话、扫描仪等,即使平常使用的电话、传真机、录音机等,其实都有一些功能可以提升效率.
小箴言:如果你不了解科技,就永远不可能让科技成为你的帮手.----新格无线通讯(Cingular Wireless)执行长史帝芬·卡特(Stephen Carter)
8、借用他人的时间
要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝.投资一点时间常常和你的员工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分担工作负荷.
以下基本原则帮助你更有效地授权:
(1). 决定什么事要授权出去.授权和交托正常工作任务是不同的.授权是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权,并负有责任.
(2). 说明清楚你要的结果.一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法来完成,一开始就要让对方知道.
(3). 清楚界定责任.确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整件事.
小箴言:高绩效者会集中心力于解决问题,而不会集中心力于责怪问题的发生.----Performance Sciences Corp.总裁查尔斯·佳飞尔(Charles Garfield)
9、做好情绪管理
每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上.情绪管理就像大禹治水一样,最好能够疏导,如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上,只会让工作受阻,代价更大.
丹尼尔·高曼(Daniel Goleman)提出提升情绪智商的五个步骤:
(1). 我想成为什么样的人?想象一下几年后自己想成为怎样的人?思考一下自己典型的一天是什么样子?
(2). 我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处.
(3). 我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习.
(4). 改变要如何持续?改变要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己要打破过去的思考和行为模式.
(5). 找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境.
小箴言:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事.因为,这必须克服他人和自己.----《笑傲职场》一书作者波德斯塔(Connie Podesta)
10、适度休息消除压力
很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事情,多花一点时间,就会有多一点代价.可是,人在筋疲力尽的状态下,反而容易犯错,也许隔天醒来,又要从头来过;这个时候,选择休息一天,或许工作效率会更高.而且,计划未必能完全按照期望进行,此时,在时间表上留白,就有其必要性.
小箴言:让每一分钟上紧发条,然后适时放松,让工作游刃有余,事业耀眼也能兼顾生活.----大学研究公司执行副总裁里根(Lewis D. Eigen)
俗话说:"马壮车好不如方向对",这句话的典故来自春秋战国时期,有位夫子备了很多物品,欲前往南方楚国,便向路人问路,路人答:"此路非往楚国."夫子说:"我的马很壮,没关系."路人又再强调这不是去楚国的方向,夫子依然固执的说:"我的车很坚固."路人只好叹息的说:"这不是往楚国的方向啊!"方向错误,再怎么努力都枉然.
仔细想想做这项工作的重点是什么,希望藉此得到什么结果,这样做之后是不是真的能得到想要的结果,与你的主管及上下游流程的同事一同讨论,再决定整个方向及流程.
小箴言:光是忙碌是不够的.问题在于:我们到底在忙些什么?----美国自然主义作家亨利·大卫·梭罗(Henry David Thoreau)
2、做行事历及项目执行计划
事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事,你可以利用以下的工具:
·计算机软件,例如Outlook内有计划表、行程表和日历.
·日历或是商务日志.
·自行设计的简单表格.
以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事,这些是你今天的首要工作;然后再列出应该做的事,以及可以做但并不急于一时的事.然后评估各项工作所需的时间,再决定如何把时间分配到这些工作上.记住,应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做.一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事.每天要确认行程是否照计划进行.
小箴言:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让做计划的时间取代了执行的时间.----波士顿顾问公司副总裁史塔克(George Stalk)
3、运用系统思考,工作分门别类进行
养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手.我们必须先决定哪一个工作比较重要,必须优先去做;那些比较不重要,可以缓办.不考虑优先次序所产生的另一结果,常是一无所成,而且被拖延或耽搁的事情,等之后再提出时,往往已失去时效性.
·依工作的重要性决定完成工作的优先级.
·依工作的重要性决定投入工作的时间.
·同性质、同种类、类似性高的工作一次解决.
·不断地思考是否有更有效率的工作方法.
·避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡焉用牛刀.
小箴言:不要浪费时间做"垃圾"工作,去做那些会增加你生产力的工作.----心理学与行为专家罗贝塔·罗史(Roberta Roesch)
4、事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具,只会事倍功半,徒增出错的机会.事前即将一切所需都准备好,即取即用.
随时准备好"最新"的信息:"资料"的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的讯息,并随时将它做好整编、归类等的工作,以供我们随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断.
要有"工具库"的观念:随时将自己的知识、经验、技能等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间、提高效率,增加更多的成功机率.
寻找自己的"良师":在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师,藉由良师的经验、智能与人脉关系,可以提供各类的协助.
小箴言:当你在做小事情的时候,你必须想"大事情",以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进.----趋势专家艾文·托佛勒(Alvin Toffler)
5、不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就可能像老牛拖着重车,或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样,不仅充满了无力感,更会遭受时代无情的淘汰."苦干"是成功的充分或基本条件,但它并不能保证成功,今天我们还要聪明工作,只有不断学习才能提升工作效率及创新.
不断学习对工作能力的增进很重要,综观古今中外成功人士,或是观察卓越企业的主管,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么做,都能从中学习到新知与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题之道.
小箴言:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识、知识多少与能够开花结果成正比.----企管顾问与作家毕德士(Tom Peters)
6、创意使你轻松做事
有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立难安.时时评估创意带来的好成果,在过程中你会领悟到,利用创意来解决问题是一种快乐而有趣的事,培养创意绝对是企业人必备的技巧之一.
培养创造力的方法有以下几种:
开放心胸,经常注意周遭的环境,就像科学家一样善于观察四周的一举一动,就可发现很多新方法能解决老问题.
检视所有可能的方案,千万别因"不可能"、"幼稚"、"没人成功过"或是"从没听说过"而轻易放弃.
善用自己的第六感,保有敏锐的感觉,放松身心,运用你的灵感,突破思维的限制.
抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何,能否衍生出新的观点.
小箴言:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班.----管理专家马克·艾普勒(Mark Eppler)
7、适当的e化工具辅助
高科技能帮助你节省时间,不过先决条件是要选适合自己的,考量你希望它为你做什么?它对你有用吗?购买软件前你需先做研究,确定它的功能符合你的需求,要让e化工具确实帮你提升效率,请遵循以下步骤:
请教同时熟悉科技产品与你的工作内容的高手,了解你正考虑采用的工具有哪些利弊,是否能节省时间、提升生产力,增加你的工作优势.
列一张采购评量表,跟卖场的销售人员再讨论一次.
花点时间练习该工具的基本技巧,这时候所花的时间,将来都会加倍带来利益.
一般会使用的e化工具,包括计算机及各式管理软件、备份系统、电子邮件、网际网络(包含线上服务、全球信息网、新闻布告栏等)、个人数字助理(PDA)、行动电话、扫描仪等,即使平常使用的电话、传真机、录音机等,其实都有一些功能可以提升效率.
小箴言:如果你不了解科技,就永远不可能让科技成为你的帮手.----新格无线通讯(Cingular Wireless)执行长史帝芬·卡特(Stephen Carter)
8、借用他人的时间
要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝.投资一点时间常常和你的员工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分担工作负荷.
以下基本原则帮助你更有效地授权:
(1). 决定什么事要授权出去.授权和交托正常工作任务是不同的.授权是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权,并负有责任.
(2). 说明清楚你要的结果.一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法来完成,一开始就要让对方知道.
(3). 清楚界定责任.确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整件事.
小箴言:高绩效者会集中心力于解决问题,而不会集中心力于责怪问题的发生.----Performance Sciences Corp.总裁查尔斯·佳飞尔(Charles Garfield)
9、做好情绪管理
每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上.情绪管理就像大禹治水一样,最好能够疏导,如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上,只会让工作受阻,代价更大.
丹尼尔·高曼(Daniel Goleman)提出提升情绪智商的五个步骤:
(1). 我想成为什么样的人?想象一下几年后自己想成为怎样的人?思考一下自己典型的一天是什么样子?
(2). 我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处.
(3). 我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习.
(4). 改变要如何持续?改变要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己要打破过去的思考和行为模式.
(5). 找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境.
小箴言:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事.因为,这必须克服他人和自己.----《笑傲职场》一书作者波德斯塔(Connie Podesta)
10、适度休息消除压力
很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事情,多花一点时间,就会有多一点代价.可是,人在筋疲力尽的状态下,反而容易犯错,也许隔天醒来,又要从头来过;这个时候,选择休息一天,或许工作效率会更高.而且,计划未必能完全按照期望进行,此时,在时间表上留白,就有其必要性.
小箴言:让每一分钟上紧发条,然后适时放松,让工作游刃有余,事业耀眼也能兼顾生活.----大学研究公司执行副总裁里根(Lewis D. Eigen)